Qua bài viết này, tôi xin chia sẻ kinh nghiệm thực
hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.
Khi cần
hợp pháp hóa lãnh sự các văn bản, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và
sử dụng ở Việt Nam, bạn liên hệ Sở Ngoại vụ Tp. HCM, địa chỉ số 06
Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Hồ Chí Minh, Bến Nghé Quận 1 để được giải quyết.
Trước khi đến Sở, các bạn phải chuẩn bị trước hồ sơ gồm:
1. Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân,
hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) của bạn, tức là người đề
nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh
sự (01 bản chính + 01 bản photo). Giấy tờ này trước đó phải được chứng nhận bởi
cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực
hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài.
3. Nếu giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa
lãnh sự không được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh thì bạn phải đính kèm 01
bản dịch giấy tờ, tài liệu này sang 01 trong hai thứ tiếng nêu trên (bản chính
+ bản photo). Bản dịch không phải chứng thực, người nộp hồ sơ phải chịu trách
nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
Khi đến Sở bạn liên hệ bàn hướng dẫn để được hướng dẫn làm Tờ
khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự. Sở có bàn cung cấp dịch vụ khai tờ khai với
phí 30.000 đồng/lần, các bạn cũng có thể tự khai qua máy tính tại Sở sau đó in
tờ khai với giá 10.000 đồng/lần. Theo tôi, nếu muốn nhanh thì bạn nên nhờ dịch
vụ vì chỉ mất khoảng 05 phút thay vì bạn mày mò trên máy tính sẽ dễ khai sai và
nhiều khi phải chờ rất lâu mới đến lượt sử dụng. Trường hợp khai qua máy tính, bạn
tham khảo bảng hướng dẫn sau đây:
(Ảnh được chụp tại Sở)
Sau khi làm xong tờ khai, bạn ký tên vào tờ khai và
mang đến nộp vào quầy số 05 để lấy số thứ tự và ngồi chờ đến lượt gọi đến quầy
gặp cán bộ tiếp nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ
làm giấy biên nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả, thông thường là khoảng 01
ngày làm việc. Khi đến hẹn, bạn mang biên nhận hồ sơ đến Sở liên hệ tại quầy trả
kết quả để nhận kết quả, lệ phí thực hiện thủ tục là 30.000 đồng/bản.
Bạn lưu ý trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của
giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể
yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ,
tài liệu có liên quan và nộp 01 bản photo giấy tờ, tài liệu này.
