Kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Tính chất công việc hàng ngày của Luật sư luôn đòi hỏi việc phải sử dụng email. Luật sư thường sử dụng email để tiếp nhận, trao đổi thông tin với khách hàng, đối tác, đồng nghiệp. Email có tính chất là một công cụ chuyển tải dữ liệu, thông tin điện tử cực kỳ nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra, email còn là một công cụ để lưu trữ tài liệu, thông tin điện tử hữu ích, mang tính bảo mật cao.

1. Các bước soạn thảo email:

Bước 1: Đặt tiêu đề

Bước 2: Đính kèm tập tin

Bước 3: Soạn nội dung

Bước 4: Sử dụng chữ ký phù hợp

Bước 5: Kiểm tra lại nội dung email và tập tin đã đính kèm

Bước 6: Nhập đúng địa chỉ email người nhận

2. Nguyên tắc khi soạn nội dung

Nội dung email là phần quan trọng nhất bởi vì thông qua nội dung email, người nhận mới có thể nắm được một cách đầy đủ, chính xác thông tin mà người gửi muốn chuyển tải. Nội dung email sẽ được đánh giá là chuyên nghiệp khi việc trình bày tuân thủ các nguyên tắc sau:
-   Luôn bắt đầu email bằng một lời chào phù hợp mối quan hệ.
-   Cảm ơn người nhận trước khi đưa ra hoặc trình bày, trao đổi thông tin.
-   Nêu rõ mục đích của email.
-  Thêm một phát biểu trong phần kết.
-   Kết thúc với một lời chào phù hợp với mối quan hệ.

3. Một số lỗi thường gặp

-   Không sử dụng một lời chào trong phần bắt đầu và phần kết thúc.
-   Đặt tiêu đề email không rõ ràng, khó hiểu hoặc gây nhầm lẫn.
-   Gửi email trước khi kiểm tra lại nội dung.
-   Quên đính kèm file.
-   Chọn "trả lời tất cả” thay vì trả lời cho một hoặc số đối tượng cụ thể.
-    Gửi email đính kèm tập tin có dung lượng lớn.
-    Gửi email nhầm người khác.
-    Để lại nhiều sai sót trong email.

4. Một số lưu ý về kỹ năng soạn thảo email pháp lý

Cần hình dung và lập ra dàn ý chi tiết trước khi bắt tay vào soạn thảo. Trình bày vấn đề một cách ngắn gọn, súc tích. Nội dung phải đảm bảo tính chất “dài nhưng không thừa, ngắn nhưng không thiếu”. Viện dẫn đúng điều khoản cơ sở pháp lý, tên văn bản, tên của các cơ quan, tổ chức, cá nhân… Kiểm tra lại nội dung, lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp, lỗi viết tắt… bằng cách phóng to chữ hoặc in văn bản ra giấy để đọc. 

Xem thêm:  Kỹ năng soạn thảo ý kiến pháp lý (thư tư vấn)
                       Kỹ năng nghe của Luật sư
                       Kỹ năng mềm cần thiết cho sinh viên luật