Văn phòng đại
diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền
cho lợi ích của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở
trong nước và nước ngoài. Pháp luật Việt Nam không hạn chế số lượng văn phòng đại
diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Nay có một doanh nghiệp ở Hàn
Quốc, hiện muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam thì cần phải thực hiện
thủ tục gì? Thời gian được cấp phép trong bao lâu?
1.
Điều kiện xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện
Để có thể được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại
diện tại Việt Nam, doanh nghiệp trước tiên cần đáp ứng các điều kiện sau: (i) Là
thương nhân được pháp luật nước, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc
đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp; (ii) đã hoạt động không dưới 01 năm, kể
từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp ở nước của thương nhân; (iii)
không thuộc các trường hợp không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
(thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc Danh mục hàng
hóa, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định pháp luật Việt Nam; (iv) thương nhân
nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép trong thời gian 02 năm kể từ ngày bị thu hồi
Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam; (v) Có bằng chứng cho thấy
việc thành lập Văn phòng đại diện gây phương hại đến quốc phòng an ninh, trật
tư, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục
Việt Nam và sức khỏe của nhân dân, làm hủy hoại tài nguyên, phá hủy môi trường,
nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm
quyền; (vi) các trường hợp khác theo quy định pháp luật (Khoản 1 Điều 4; Điều 6
Nghị định 72/2006/NĐ-CP).
2.
Hồ sơ đề nghị cấp phép
Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
gồm:
a. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại
diện (theo mẫu MĐ-1 Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 11/2006/TT-BTM);
b. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá
trị tương đương của thương nhân nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định
của pháp luật Việt Nam. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ
có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của thương nhân nước
ngoài thì thời hạn đó phải có ít nhất là 01 năm;
c. Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác
có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của
thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất. Các tài liệu khác có giá
trị tương đương bao gồm: văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc
tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân
nước ngoài cấp hoặc các văn bản khác được tổ chức độc lập, có thẩm quyền cấp hoặc
xác nhận chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài
trong năm tài chính gần nhất.
d. Bản sao Điều lệ hoạt động của thương nhân đối với
thương nhân nước ngoài là các tổ chức kinh tế.
Lưu ý, các giấy tờ trên phải dịch ra Tiếng Việt, được
cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận
và thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. Bản
dịch, bản sao phải được chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Số bộ
hồ sơ cần phải nộp là 01 bộ.
Căn cứ pháp lý, Điều 5 Nghị định 72/2006/NĐ-CP; Khoản
3 Mục I, Khoản 1 Mục II Thông tư 11/2006/TT-BTM; Khoản 2, khoản 3 Điều 2 Nghị định
120/2011/NĐ-CP;
3.
Thủ tục xin phép thành lập Văn phòng đại diện
Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 72/2006/NĐ-CP, thủ tục
xin phép thành lập Văn phòng đại diện được thực hiện như sau:
Bước một, thương nhân nước ngoài gửi hồ sơ đề nghị cấp Giấy
phép thành lập Văn phòng đại diện đến Sở Công Thương tại địa phương nơi Văn
phòng đại diện đặt trụ sở. Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp; qua đường bưu điện,
công văn hành chính; mạng điện tử.
Bước hai, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ
hợp lệ, Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước
ngoài Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ
Công thương; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Cơ quan
Thuế; Cơ quan Thống kê, Cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đặt trụ
sở. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận
hồ sơ, Sở Công thương phải thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ
sung, hoàn chỉnh hồ sơ.
Trong trường hợp hết thời hạn nêu trên mà không cấp Giấy
phép thành lập Văn phòng đại diện thì Sở Công thương phải thông báo bằng văn bản
cho thương nhân nước ngoài về lý do không cấp giấy phép.
Bước ba, Sau khi được cấp Giấy phép thành lập, Văn phòng đại
diện phải thực hiện thủ tục thông báo hoạt động theo quy định tại Khoản 1 Mục
IV Thông tư 11/2006/TT-BTM. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương
nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy
đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước
ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký
kinh doanh của thương nhân nước ngoài.
Như vậy, để thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam,
doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định trên của pháp luật để tiến hành một cách có
hiệu quả.
