Câu hỏi: Doanh
nghiệp phải lưu trữ các loại tài liệu như hợp đồng, biên bản giao nhận hàng
hóa, ủy nhiệm chi, biên bản đối chiếu công nợ… trong thời hạn tối thiểu là bao
lâu? Trong trường hợp vi phạm thì sẽ bị xử lý như thế nào?
Trả lời:
Theo
các quy định của Luật Kế toán 2003 và Nghị định 129/2004/NĐ-CP thì hợp đồng,
biên bản giao nhận hàng hóa, ủy nhiệm chi, biên bản đối chiếu công nợ…là các loại
tài liệu, chứng từ kế toán và phải được lưu trữ. Cụ thể, khoản 07 Điều 04 Luật
Kế toán 2003 quy định “chứng từ kế toán
là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã
phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”. Điều 27 Nghị định 129/2004/NĐ-CP quy định các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
“1. Chứng từ kế toán;
2. Sổ kế toán chi tiết,
sổ kế toán tổng hợp;
3. Báo cáo tài chính,
báo cáo kế toán quản trị;
4. Tài liệu khác có liên
quan đến kế toán ngoài các tài liệu quy định ở khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều
này, bao gồm: các loại hợp đồng, Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối
các quỹ từ lợi nhuận, Quyết định miễn giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, báo
cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra,
thanh tra, kiểm toán; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách,
sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu; biên bản tiêu huỷ
tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.”
Về thời hạn lưu trữ, Điều 30 Nghị định 129/2004/NĐ-CP quy định các loại tài liệu
kế toán phải lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định tối thiểu là 05 năm,
theo đó các tài liệu kế toàn phải lưu trữ tối thiểu 05 năm gồm:
“1. Tài liệu kế toán
dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán, không sử dụng trực
tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm
tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho,
phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của Phòng Kế toán.
2. Tài liệu kế toán khác
dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế
toán và lập báo cáo tài chính.”
Về quy định xử phạt trong lĩnh vực lưu trữ tài liệu kế
toán: hành vi vi phạm trong lĩnh vực, lưu trữ bảo quản tài liệu kế toán sẽ bị xử
phạt theo quy định pháp luật. Cụ thể Điều 12 Nghị định 105/2013/NĐ-CP về cách
thức xử lý khi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, kiểm
toán độc lập như sau:
1. Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000
đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ
chậm quá 12 tháng so với thời hạn quy định;
b) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy
đủ theo quy định;
c) Bảo quản tài liệu kế toán không
an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến
10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Sử dụng tài liệu kế toán trong
thời hạn lưu trữ không đúng quy định;
b) Không thực hiện việc tổ chức kiểm
kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến
20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa
hết thời hạn lưu trữ theo quy định;
b) Tiêu hủy tài liệu kế toán không thành
lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và lập biên bản
tiêu hủy theo quy định”.
Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp có hành vi vi
phạm các quy định về bảo quản, lưu trữ đã được quy định nêu trên thì có thể bị
phạt số tiền từ 500.000 đồng lên đến 20.000.000 đồng.
Lg. Võ Văn Tú
